Для использования за рубежом любой документ, выданный в другой стране, требует дополнительного удостоверения. При этом нотариального заверения в таком случае недостаточно. Логика здесь в том, что государственные органы или кто бы то ни было еще в иностранном государстве могут не знать (и не обязаны знать) порядок оформления бумаг за рубежом. Поэтому чтобы убедиться в легальности документа, придуманы международные процедуры их подтверждения.

Легализация документов существует в двух основных видах-

(1) Консульская легализация

Делается в консульстве страны назначения документа. Т.е. если, например, вы находитесь в России и вам нужно, чтобы в ОАЭ кто-то выступил от вашего имени по доверенности, такую доверенность можно легализовать в консульстве ОАЭ в России.

Это можно сделать двумя путями – пойти к российскому нотариусу, составить и удостоверить доверенность у него, дальше передать ее на подтверждение в компетентные органы (для России это Министерство Юстиции и затем Министерство Иностранных Дел, каждое из которых ставит удостоверительный штамп на доверенность) и наконец отнести готовый документ в консульство ОАЭ в Москве (предварительно записавшись на подачу и оплатив пошлину).

Основной минус этого пути – длительность. В зависимости от ситуации и загруженности органов, занять может от нескольких недель до нескольких месяцев.

Основной плюс – доверенность можно сразу делать на языке страны назначения, в ряде стран после пересылки на место ее не потребуется переводить/удостоверять перевод, т.к. консульства за рубежом по сути выполняют нотариальные функции.

(2) Апостиль

Апостиль является упрощенным порядком легализации иностранных документов и, соответственно, существенно менее затратен, как минимум, с точки зрения времени.

Официальный (т.е. выданный государственным органом) либо удостоверенный (нотариусом) документ отдается на проставление апостиля в уполномоченный государственный орган (в зависимости от апостилируемого документа орган может быть разный). Например, для случая апостилирования доверенности в России, процедура может выглядеть так – составление и удостоверение доверенности у нотариуса, после чего передача в Министерство Юстиции для проставления апостиля.

Основной плюс этого пути – оперативность (по сравнению с консульской легализацией).

Основной минус этого пути – не для всех стран подходит апостиль. Страны, не участвующие в Гаагской Конвенции об апостиле 1961 года (например, ОАЭ), такой способ подтверждения документов не принимают.

Важно также иметь в виду, что после получения апостиля и отправки документа в страну назначения его (если не получится изначально составлять на языке страны назначения) нужно будет перевести на местный язык и удостоверить перевод (чаще всего нотариально).

(3) Без заверения

В отдельных случаях можно обойтись вообще без легализации иностранных документов, но возможно это в случае наличия между странами соответствующих международных договоров, допускающих признание выданных за рубежом документов. Здесь важно иметь в виду, что такие договоры могут предусматривать признание документов на отдельные виды случаев (например, в рамках помощи по гражданским делам или по уголовным). Соответственно, помимо факта существования действующего международного договора, важно проверить его сферу применения – подходит ли ваша ситуация использования документа под категорию урегулированных договором.